SharePoint – La clé du succès

Members of 2e Battalion, Royal 22e Régiment and civilian volunteers fill sandbags in the community of Mansfield-et-Pontefract, Quebec. ***Des membres du 2e Bataillon, Royal 22e Régiment, et des bénévoles civils remplissent des sacs de sable dans la communauté de Mansfield-et-Pontefract, Québec.

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En 2017, alors que le sud du Québec a été touché par d’importantes inondations, les Forces armées canadiennes (FAC) ont fourni un soutien indispensable à la région dans le cadre de l’opération LENTUS 17-03. Une coordination efficace entre les intervenants était nécessaire afin de mener à bien cette mission à laquelle participaient 17 organismes et organisations partenaires.

Le major Benjamin Leclerc, membre de la 2e Division du Canada et de la Force opérationnelle interarmées (Est), se souvient clairement de la situation.

« Il est essentiel de collaborer pleinement avec d’autres organisations au cours d’une opération comme celle-ci. Il est important d’obtenir de l’information de différentes sources et de la transformer en connaissances exploitables qui pourront être utilisées pour prendre des décisions. SharePoint a vraiment été la clé de notre succès dans le cadre de cette opération. »

SharePoint s’est avéré essentiel pour s’assurer que tous les intervenants étaient bien informés. C’est d’ailleurs ce qui a permis à l’équipe de planification de prévoir les événements à venir, de mieux s’adapter aux nouvelles directives et d’avoir une incidence positive sur l’intervention des FAC.

SharePoint présente de nombreux avantages : il favorise la collaboration, il permet d’héberger différents types de documents et d’en contrôler les versions, il est facilement accessible et il est protégé par le pare-feu du MDN/des FAC. Pour toutes ces raisons et bien d’autres encore, il s’agissait de l’outil idéal pour assurer une coordination inter-organisationnelle.

Comme l’explique le Maj Leclerc, « l’un des plus grands avantages de SharePoint est qu’il s’agit d’une plateforme conviviale qui ne perturbe pas les habitudes de travail des utilisateurs. Dans le cadre d’une opération nationale, tout le monde doit intervenir aussi rapidement que possible, et personne n’a le temps de se familiariser avec un nouveau système ou processus. »

Sans SharePoint, l’opération LENTUS aurait été réalisée à l’aide de méthodes et de processus plus anciens; de plus, elle aurait été moins dynamique et aurait nécessité la participation d’un plus grand nombre d’effectifs.

L’équipe du Maj Leclerc reconnaît que SharePoint a permis la mise en place d’un centre de partage d’information en temps réel. Ce centre a fait des merveilles en matière de connaissance de la situation à tous les niveaux. Il a en effet favorisé la coordination et a considérablement réduit les lourdeurs administratives associées aux « demandes de renseignements », ce qui a permis une diminution des échanges de renseignements par courriel et par téléphone, ainsi qu’une diminution du temps consacré à la recherche de renseignements précis.

Après une expérience très positive avec SharePoint, l’équipe du Maj Leclerc a continué d’utiliser l’outil en 2019, dans le cadre de l’opération LENTUS 19-01. Comme de plus en plus de membres du personnel connaissent SharePoint, ce dernier sera encore plus largement utilisé dans l’avenir!

SharePoint est une application Web, qui offre une plateforme de gestion des documents ainsi que de collaboration entre les organisations et les équipes.

Si vous pensez que SharePoint sera utile à votre équipe, veuillez consulter la page SharePoint.

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